ERP-systemen, of Enterprise Resource Planning systemen, zijn complexe stukken software die erg kostbaar kunnen zijn. Waarom zou je je daarop richten als je ook uit de voeten kunt met veel goedkopere losse systemen? Dit is waarom.

Reden één: Procesondersteuning

Automatisering gaat over ondersteuning. Veel mensen neigen ernaar dat te vergeten, zelfs softwareleveranciers. Ja, registratie is zeer belangrijk, evenals de kwaliteit en de timing van gegevens. Zonder dat gaat het zonder enige twijfel mis. Maar werk gaat niet over registratie, het gaat over dingen gedaan krijgen. Om dat te bereiken volgen mensen procedures en communiceren ze daarover. Het maakt niet uit of mensen formele procedures volgen of hun eigen-. Doelen, gevolgd door gerelateerde procedures liggen aan de basis van het hedendaagse werk in organisaties. Procedures gaan over werkstromen, communicatie, beslismomenten en timing.

Met een lappendeken van verschillende softwarepakketten hangen procedures sterk af van de bereidwilligheid van mensen. Als er geen ondersteuning is voor procedures, vormt het registratieproces een extra belasting voor de toch al zwaar belaste werkers. Daarmee krijgt u een flinke kluif aan het motiveren van uw mensen om de systemen te gebruiken. Ook het voor uzelf krijgen van een overzicht van wat er gaande is erg lastig. Dat is niet omdat uw mensen niet willen, het is omdat u als manager de focus legt op resultaten, niet op registratie. Vanuit dat perspectief gezien is het afstoten van de extra registratielast een methode om het werkproces te stroomlijnen, de omzetsnelheid te verhogen, de waarde voor het bedrijf te vermeerderen en de loyaliteit aan u en/of uw bedrijf te bewijzen.

ERP-systemen richten zich niet op registratie, maar op procesondersteuning. Registratie is een integraal onderdeel van het volgen van de procedures. Formele procedures wel te verstaan, individuele procedures of persoonlijke afhankelijkheden zijn niet mogelijk. Dit heeft een sterk positief effect op het draagvlak voor het invoeren van tijdige en correcte gegevens. Ook wordt het bedrijf minder afhankelijk van individuen. Omdat de mensen zich kunnen richten op het werk dat gedaan moet worden, wordt er geen extra energie besteed aan het registratieproces en communicatie. Er is dus geen noodzaak om mensen te overreden het systeem te gebruiken. Zonder het systeem te gebruiken kan het werk niet worden gedaan.