ERP-systemen, of Enterprise Resource Planning systemen, zijn complexe stukken software die erg kostbaar kunnen zijn. Waarom zou je je daarop richten als je ook uit de voeten kunt met veel goedkopere losse systemen? Dit is waarom.

Reden één: Procesondersteuning

Automatisering gaat over ondersteuning. Veel mensen neigen ernaar dat te vergeten, zelfs softwareleveranciers. Ja, registratie is zeer belangrijk, evenals de kwaliteit en de timing van gegevens. Zonder dat gaat het zonder enige twijfel mis. Maar werk gaat niet over registratie, het gaat over dingen gedaan krijgen. Om dat te bereiken volgen mensen procedures en communiceren ze daarover. Het maakt niet uit of mensen formele procedures volgen of hun eigen-. Doelen, gevolgd door gerelateerde procedures liggen aan de basis van het hedendaagse werk in organisaties. Procedures gaan over werkstromen, communicatie, beslismomenten en timing.

Met een lappendeken van verschillende softwarepakketten hangen procedures sterk af van de bereidwilligheid van mensen. Als er geen ondersteuning is voor procedures, vormt het registratieproces een extra belasting voor de toch al zwaar belaste werkers. Daarmee krijgt u een flinke kluif aan het motiveren van uw mensen om de systemen te gebruiken. Ook het voor uzelf krijgen van een overzicht van wat er gaande is erg lastig. Dat is niet omdat uw mensen niet willen, het is omdat u als manager de focus legt op resultaten, niet op registratie. Vanuit dat perspectief gezien is het afstoten van de extra registratielast een methode om het werkproces te stroomlijnen, de omzetsnelheid te verhogen, de waarde voor het bedrijf te vermeerderen en de loyaliteit aan u en/of uw bedrijf te bewijzen.

ERP-systemen richten zich niet op registratie, maar op procesondersteuning. Registratie is een integraal onderdeel van het volgen van de procedures. Formele procedures wel te verstaan, individuele procedures of persoonlijke afhankelijkheden zijn niet mogelijk. Dit heeft een sterk positief effect op het draagvlak voor het invoeren van tijdige en correcte gegevens. Ook wordt het bedrijf minder afhankelijk van individuen. Omdat de mensen zich kunnen richten op het werk dat gedaan moet worden, wordt er geen extra energie besteed aan het registratieproces en communicatie. Er is dus geen noodzaak om mensen te overreden het systeem te gebruiken. Zonder het systeem te gebruiken kan het werk niet worden gedaan.

Reden twee: Eén loket

Ongeacht de hoeveelheid gegevens die u verzamelt: het is allemaal voor niets als deze niet juist en tijdig zijn. Gebruik makend van vele verschillende softwarepakketten is er altijd een noodzaak tot data-replicatie. Als u een financieel systeem gebruikt, zal het adres van uw klant daar in moeten staan. Als u goederen levert, zal de afdeling logistiek zeker ook dat adres willen gebruiken. Zit u in het onderwijs en uw klant is een student, dan zal uw studentenvolgsysteem ook dit adres moeten hebben. Als deze vervolgens een beveiligingspas nodig heeft, duikt het opnieuw op in het beveiligingssysteem. Als nu uw klant verhuist, wie moet hij dan benaderen? Grote kans is dat dat de afzonderlijke afdelingen zijn. Er is dus niet één loket voor uw klant. U kunt dat stroomlijnen door uw organisatie zo in te richten dat alle klanten bij één afdeling komen die dit afhandelt, maar deze zal dan alle systemen parallel moeten gebruiken, wat inhoudt dat ze ondersteund moeten worden door verschillende functionele beheerders, dat ze voor het gebruik ervan geautoriseerd moeten worden en dat ze als ze om de één of andere reden vertrekken, al deze accounts weer afgesloten moeten worden. Hoe groter uw bedrijf, hoe groter de stapel problemen die opgelost zal moeten worden.

ERP-systemen combineren alle data in één database. Geen replicatie, geen dubbele invoer en één loket. Dit verbetert de klantervaring (die het werkelijk helemaal niets kan schelen hoe uw organisatie er aan de binnenkant uit ziet) en lost tegelijkertijd een stapel interne problemen op.

Reden drie: Effectievere communicatie

De meeste mensen denken niet direct aan gegevens wanneer ze de term 'communicatie' hanteren. Echter, juiste en tijdige informatie heeft zo zijn eigen methode van communiceren. Het creëren en vasthouden van inzicht in wat er gaande is op elk niveau van de organisatie, kan in hoge mate de efficiëntie en doelmatigheid van uw organisatie vergroten. Stelt u zich voor dat uw account managers stapels goederen en diensten aan klanten verkopen. Als zij geen inzicht hebben in het functioneren van de afdeling service of productie die dit moet leveren, deze dit niet kunnen en zij er geen weet van hebben, dan staat deze klanten een vervelende verrassing te wachten. Dat kan u uw zorgvuldig opgebouwde reputatie kosten. In de hedendaagse economie kunnen dingen heel snel veranderen. Tijdige waarschuwingen zijn belangrijk, zowel intern als extern. Goed ingerichte waarschuwingssystemen kunnen uw mensen ondersteunen om op het juiste moment de juiste beslissing te nemen.

Bij het gebruik van losse softwarepakketten zult u allerlei stappen moeten nemen om de gegevens hierin te combineren tot één totaalplaatje van uw bedrijf. Tenzij u dit proces geautomatiseerd heeft, heeft u niet 24x7 inzicht. Veel bedrijven delen vervolgens deze informatie niet met hun medewerkers, wat tot niet-verbonden medewerkers kan leiden.

In ERP-systemen zijn alle gegevens altijd beschikbaar. Er is geen noodzaak om complexe overzichten aan te maken. Met gebruik van de juiste software kunt u dashboards maken die u de key performance indicatoren van uw organisatie, uw afdeling en van uzelf elk moment, elke dag, 24x7 real time ter beschikking stelt. Dit geldt voor alle gebruikers van het systeem. Elke gebruiker kan van deze informatie gebruik maken indien u hem of haar daarvoor autoriseert. Doordat men weet wat er gaande is in de gehele organisatie kan men vroegtijdig waarschuwingssignalen oppikken, kan men gemotiveerd worden door successen en wordt niet-verbondenheid zoveel mogelijk voorkomen. Elke werknemer kan de eigen bijdrage in het grote geheel zien en het effect van hun werk op andere afdelingen. Dit stelt mensen in staat om zich te verbinden met de organisatie als geheel, wat verschoven perspectieven voorkomt.

Reden vier: Hogere omzetsnelheid

In een ERP-systeem is er geen extra aandacht nodig voor registratie of geldstromen, aangezien alle gegevens en geldstromen een resultante zijn van het dagelijkse werk. U hoeft slechts het systeem te parametriseren en toe te kijken terwijl mensen het gebruiken. Dit verhoogt de omzet. Enigszins.

Veel belangrijker is dat u, doordat u nu kunt zien wat het effect is van het werk in de ene afdeling op de andere afdeling, uw beeld over de organisatie kunt herzien. Dit staat toe om knelpunten in uw organisatie op te sporen en op te ruimen. Geen lokale optimalisaties die uw overall prestaties in onbalans kunnen brengen, maar het optimaliseren van het totale proces, waarmee u uw omzetsnelheid verhoogt terwijl u uw operationele kosten verlaagt, wat leidt tot een hogere netto omzet.

Door gebruik te maken van losse softwarepakketten kost het relatief veel inspanning en tijd om alle gegevens in één overzicht te combineren. Het is nog moeilijker om de juiste overzichten aan de verantwoordelijke mensen te geven. Met ERP-systemen kan dit wel.

Reden vijf: Betere beveiliging

'Het voorkomen van toegang tot systemen voor mensen die deze niet nodig hebben, verhoogt het beveiligingsniveau'. Hoewel dit logisch lijkt, is dit slechts schijnveiligheid. De gegevens in deze systemen zijn er niet om te verbergen, maar om gebruikt te worden door zoveel mogelijk mensen.

In losse softwarepakketten vormt het extraheren en combineren van gegevens een groot beveiligingsrisico. Er is een noodzaak voor een account in elk afzonderlijk softwarepakket om de gegevens te kunnen benaderen. Een ketting is zo sterk als de zwakste schakel. De totale beveiliging van uw gegevens is zo sterk als die van uw slechts beveiligde softwarepakket. Breek in, lees de autorisatiegegevens en uw heeft waarschijnlijk toegang tot alle andere systemen. Dat komt omdat mensen doorgaans alle accounts over alle systemen gelijkluidend laten zijn. Met Single Sign On systemen wordt de zaak alleen nog maar erger. En wat als mensen weggaan? Welke accounts hadden ze? Tot welke informatie hadden zij toegang? U dient alle gaten te dichten, om een latere inbraak met oude 'vergeten' accounts te voorkomen.

In ERP-systemen kan rolgebaseerde autorisatie en sterke authenticatie de toegang regelen tot alle gegevens vanuit één centraal punt. Dit neemt de noodzaak voor verschillende accounts weg. Eén account per persoon is hier het credo. Eenmaal afgesloten is alles afgesloten. Het maakt ook inzichtelijk welk toegangsprofiel en welke rechten een persoon heeft.